Mengenal Job Analysis

Definisi dan Urgensi Job Analysis

Job analysis atau analisis pekerjaan sering dianggap sebagai fondasi dasar dari sebuah sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Restrukturisasi, inisiatif perbaikan kualitas, perencanaan sumber daya manusia, desain jabatan, pelatihan, pengembangan karir, sistem penilaian prestasi kerja, itu semua mendasarkan diri pada hasil dari analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan merupakan langkah awal untuk hampir seluruh fungsi personalia.

Menurut Socrates, terdapat tiga hal penting dalam suatu komunitas yang terorganisasi. Pertama, terdapat perbedaan kemampuan dalam setiap individu di dunia kerja. Kedua, ada proses penempatan yang unik yaitu disesuaikan dengan kemampuan atau bakat alaminya. Ketiga, untuk memperoleh performa kerja yang tinggi maka komunitas tersebut harus menempatkan seseorang di posisi yang tepat sesuai kemampuannya. Dalam suatu perusahaan, untuk mampu menilai kinerja pegawai, mempekerjakan orang yang tepat untuk mengerjakan suatu pekerjaan, maka dibutuhkan sebuah analisis pekerjaan yang di dalamnya dibahas juga mengenai perekrutan, pemeriksaan secara mendetail, pengujian, dan penyeleksian aplikasi pekerjaan.

Secara definisi, analisis pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Atau dapat pula dikatakan Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia.
Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

Analisis pekerjaan sewajarnya dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat. Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga 3 tahapan penting, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).

Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :

• What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.
• How : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.
• Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.
• Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.

Teknik Analisis Jabatan

Dalam menganalisa jabatan, biasanya pihak msdm menggunakan beberapa teknik metode untuk mempermudah sasaran dan tujuan yang hendak dicapai. Berikut adalah macam-macam teknik dalam menganalisa jabatan:

1)      Job Element Method

Teknik analisis pekerjaan berdasar pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain yang disyaratkan untuk suatu pekerjaan. (KSAOs). Fokus dari metode ini ada pada karakteristik individual yang menjalankan pekerjaan, “person oriented”. Karena lingkupnya yang terbatas, teknik ini sering dikombinasikan dangan teknik-teknik analisis yang lain. Paling sering digunakan pada analisa jabatan dalam pemerintahan.

2)      Functional Job Analysis (FJA)

Teknik analisis terstruktur ini menguji rangkaian tugas dalam suatu pekerjaan dan proses pemenuhannya. Dalam aplikasinya, teknik ini membantu menciptakan the Dictionary Occupational Titles (DOT), referensi panduan untuk mengklasifikasi dan mendiskripsikan lebih dari 40.000 jenis pekerjaan. DOT menggunakan the Standard Occupational Classification (SOC), Sembilan digit kode yang menunjukkan kategori pekerjaan dan level jenis pekerjaan yang diminta jenis pekerjaan tertentu. Occupational Information Network (O*NET) merupakan pengganti DOT yang digunakan beberapa tahun terakhir ini, menyediakan informasi tentang kategori pekerjaan, gaji, pelatihan, dan persyaratan kerja. Teknik ini populer karena hemat biaya dan menggunakan diskripsi kerja berdasarkan standar nasional. Sangat membantu dalam analisis diskripsi kerja untuk banyak posisi sekaligus. Berguna dalam memberikan pencerahan pada pekerja bagaimana untuk sukses dalam pekerjaannya.

3)      Position Analysis Questionnaire (PAQ)

Teknik analisis pekerjaan yang menggunakan kuessioner tertutup dalam menganalisis pekerjaan berdasarkan pada 187 ketetapan kerja dan terbagi dalam 6 kategori yaitu : Input informasi (Bagaimana pekerja memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya), proses mental (yang menggunakan pemikiran, penalaran, dan pengambilan keputusan yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan), Output kerja (Tugas yang harus dikerjakan pekerja dan alat atau mesin yang dibutuhkan untuk menjalankannya), Hubungan interpersonal (Jenis hubungan atau kontak dengan rekan kerja yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan), konteks kerja (Konteks fisik atau sosial dimana pekerjaan tersebut dijalankan), dan Karakteristik yang meliputi Aktifitas, kondisi, dan karakteristik lain yang relevan dalam pekerjaan tersebut. Keenam kategori perangkat kerja ini masing-masing diukur dengan 6 kategori, yaitu; Kegunaan, kepentingan, waktu, aplikasi, kemungkinan kejadian, dan kode khusus. Penggunaan teknik ini menghasilkan profil pekerjaan yang terperinci yang nantinya dapat digunakan untuk membandingkan pekerjaan dengan posisi yang sama atau mirip pada organisasi yang berbeda. Teknik ini juga merupakan riset analisis pekerjaan yang kajiannya paling dalam, yang penelitiannya telah digunakan untuk mengidentifikasi kesamaan antara kelas yang berbeda dari pekerjaan dan kesamaan kelas dari pekerjaan pada organisasi yang berbeda. Teknik ini lebih akurat dilakukan oleh seorang ahli job analisis daripada orang lain termasuk pengemban pekerjaan itu sendiri.

4)      Critical Incidents Technique (CIT)

Teknik analisis pekerjaan yang mencatat perilaku spesifik dari pekerja yang akan menentukan suskes tidaknya suatu pekerjaan. Informasi ini diperoleh melalui wawancara, observasi, atau kuisioner oleh supervisor atau pihak yang berwenang. Teknik ini memberikan gambaran yang jelas mengenai suatu pekerjaan serta cara untuk menyukseskan pekerjaan tersebut. Aplikasinya membantu menentukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki pekerja untuk suskes dalam pekerjaannya. Selain itu juga berguna dalam pengembangan sistem penilaian kerja dengan mengidentifikasi komponen-komponen penting untuk kesuksesan kerja.

Sumber:

Dale, Barry. Managing Quality. Oxford: Blackwell Publishing Ltd, 2003. 

Davis, Tony. Talent Assessment. Jakarta:PPM Publisher, 2009.

Purwanegara, Djumhana, Dkk. Pengembangan Sumber Daya Manusia: Teori dan Dinamika Praktik.  Bandung: Dea Art Pustaka, 2009.
http://2satu0satu.wordpress.com/2010/12/ 

http://winpsikologi.wordpress.com/2012/04/23/pengertian-dan-tujuan-analisis-jabatan/